Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Weldsys Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja tietosuojalain (1050/2018) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä
Weldsys Oy, Tolkintie 16, 61500 Isokyrö
Y-tunnus 2480709-5
2. Rekisterin yhteyshenkilö
Jyrki Ilves
3. Rekisterin nimi
Weldsys Oy:n asiakas-, sidosryhmä- ja rekrytointirekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteiden hoitaminen, tilausten toteuttaminen, laskutus sekä yhteydenpito asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin. Lisäksi käsittelemme työnhakijoiden tietoja rekrytoinnin yhteydessä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on asiakassopimus tai sopimusta edeltävät toimenpiteet, rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpito, sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu viestiä sidosryhmien yhteyshenkilöille heidän vastuualueeseensa liittyvistä asioista. Analytiikkaevästeiden käyttö perustuu käyttäjän suostumukseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:
yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite
työtehtävään liittyvät tiedot, kuten yritys, tehtävänimike ja vastuualue
laskutustiedot sekä tiedot tilatuista palveluista ja tuotteista
yhteydenottojen ja asiakaspalautteen sisältö
työnhakijoiden hakemuksessa antamat tiedot, kuten koulutus, työkokemus ja pätevyydet
6. Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen säilytys
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, esimerkiksi verkkosivujen lomakkeiden kautta, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja työhakemusten yhteydessä.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty. Kirjanpitoon liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Työhakemukset säilytetään enintään 12 kuukautta hakuprosessin päättymisestä. Tarpeettomiksi käyneet tiedot poistetaan säännöllisesti.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Weldsys Oy ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Tiedot säilytetään yrityksen omassa asiakasrekisterissä. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ainoastaan lain niin edellyttäessä.
Verkkosivujemme kautta lähetetyt yhteydenotot ja sivuston käyttötiedot tallentuvat verkkosivualustamme Squarespacen palvelimille. Sivuston käyttöä koskevia tietoja käsitellään lisäksi Google Analytics -palvelussa. Näiden palveluiden palvelimet voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällöin noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia, kuten Euroopan komission mallisopimuslausekkeita tai EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta, ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Verkkosivujen yhteys on suojattu (HTTPS), ja järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietoja käsittelevät luottamuksellisesti vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien tietojen poistamista, käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa tietojensa käsittelyä. Hänellä on myös oikeus siirtää antamansa tiedot järjestelmästä toiseen ja peruuttaa antamansa suostumus. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, hänellä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon (tietosuoja.fi).
11. Evästeet
Verkkosivuillamme käytetään evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat käyttäjän selaimeen.
Välttämättömät evästeet mahdollistavat sivuston perustoiminnot ja tietoturvan, eikä niihin tarvita suostumusta.
Analytiikkaevästeiden avulla keräämme tietoa siitä, miten sivustoa käytetään, esimerkiksi kävijämääristä ja siitä, mistä kävijät tulevat sivustolle. Tietoja käytetään sivuston kehittämiseen. Analytiikkaan käytämme Squarespacen omaa analytiikkaa sekä Google Analytics -palvelua. Analytiikkaevästeitä käytetään vain käyttäjän suostumuksella, ja ne säilyvät selaimessa enintään kaksi vuotta. Google Analyticsin keräämiä tietoja säilytetään palvelussa enintään 14 kuukautta. Suostumuksen voi muuttaa milloin tahansa sivuston evästeasetuksista.
Evästeet voi myös tyhjentää tai estää selaimen asetuksista. Tällöin osa sivuston toiminnoista ei välttämättä toimi oikein.